Ein Familientreffen ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Familie zusammenzubringen, auch wenn sie wächst und sich verändert. Es ist eine Gelegenheit, die Geschichte Ihrer Familie, die jüngsten Erfolge und Neuzugänge zu feiern. Egal, ob es sich um ein Picknick im Park, ein Barbecue am Strand, ein State Park-Treffen oder ein Treffen bei jemandem zu Hause handelt, ein richtig geplantes Wiedersehen wird selbst die distanziertesten Familienmitglieder für einen Nachmittag voller Spaß in der Sonne anziehen.
Wenn Sie ein Familientreffen für ungefähr 100 Personen planen, sollten Sie ungefähr sechs Monate im Voraus mit Ihrer Planung beginnen, damit Sie Interesse wecken und einige Abgeordnete gewinnen können, die Ihnen dabei helfen, es zu schaffen. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen und Ihrer Familie den Einstieg erleichtert!
6 Monate zuvor
Bevor eine Planung ernsthaft beginnen kann, müssen Sie festlegen, wer an einem Wiedersehen teilnehmen möchte. Senden Sie eine Familienumfrage per E-Mail, um das Interesse zu messen, eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viele Personen teilnehmen würden, und um herauszufinden, welche Daten und Orte am besten funktionieren würden. Sie sollten auch nach dem Budget fragen, damit Sie wissen, wie viel Geld die Leute bereit sind, für die Veranstaltung auszugeben. Versuchen Sie, Bereiche für die Kosten pro Person anzugeben, damit die Leute sie leicht verstehen können. Verwenden Sie ein Online-Tool wie Survey Hero, um eine einfache Umfrage kostenlos zu erstellen und den Link mit Familienmitgliedern zu teilen. Durch das Einrichten der Online-Umfrage können Sie die eingehenden Antworten organisieren.
Jetzt ist auch die Zeit zu entscheiden, ob das Wiedersehen bei einem Familienmitglied oder an einem anderen Ort stattfinden wird. Zu Hause abgehaltene Versammlungen werden häufig von der Familienmatriarchin oder dem Patriarchen veranstaltet, insbesondere wenn Omas Haus eine wichtige Rolle in der Familiengeschichte gespielt hat. Ausgelassene Weihnachtsfeiern, ungezwungene Grillabende am Labor Day und sogar Abschlussfeiern können wunderbare Anlässe sein, um weit entfernte Verwandte und lange verlorene Familienmitglieder unter einem Dach zu versammeln. Wenn Ihr Platz etwas begrenzt ist, können Sie ein Familientreffen "Tag der offenen Tür" in Betracht ziehen, bei dem Menschen den ganzen Tag über kommen und gehen können. Egal, ob Sie das Wiedersehen veranstalten oder Oma, stellen Sie sicher, dass Sie Hilfe haben. Bitten Sie einige zuverlässige Tanten zum Kochen und einige begeisterte Cousins, Aktivitäten zu organisieren. Wenn es Ihr Budget zulässt, können Sie auch einen Caterer beauftragen, der Ihre hausgemachten Mahlzeiten ergänzt und das Getränk im Fluss hält.
Ein Familientreffen an einem anderen Ort als dem Haus eines Familienmitglieds bedeutet, dass keine Familie für alle Vorkehrungen verantwortlich ist. Aufgaben können auf erweiterte Familiengruppen verteilt werden, wodurch ein Teil des Planungsaufwands verringert wird. Es kann Ihnen auch ermöglichen, mehr Personen unterzubringen, als das Haus einer Person kann. Und für reisende Familienmitglieder kann ein Ort mit anderen Freizeitaktivitäten es ihnen ermöglichen, das Wiedersehen in einen vollwertigen Familienurlaub zu verwandeln und das Beste aus den ausgegebenen Reisekosten zu machen.
5 Monate zuvor
Bitten Sie um Hilfe und stellen Sie Ihr Komitee für die Planung der Wiedervereinigung zusammen. Sie müssen zuverlässige und begeisterte Verwandte finden, die Folgendes übernehmen können:
- Einen Ort für die Veranstaltung finden. Wenn Sie das Wiedersehen bei einem Familienmitglied nicht haben, müssen Sie nach einem Ort suchen. Ihr Helfer muss nach Orten suchen, die eine Vielzahl von Interessen, Altersstufen, körperlichen Fähigkeiten und finanziellen Ressourcen berücksichtigen. Familienparks am Meer oder am See sind ideal; Sowohl auf dem Wasser als auch an Land gibt es Dinge zu tun - Aktivitäten, die Kinder beschäftigen, und Möglichkeiten zum Faulenzen am Strand für Erwachsene. Viele Urlaubsgebiete und State Parks haben einen "Destination Manager", der Ihnen bei den Details Ihres Wiedersehens helfen kann. Lesen Sie unsere Empfehlungen für 10 großartige Orte für ein Familientreffen, um einige Ideen zu wecken.
- Essen für die Veranstaltung herausfinden. Wenn Sie ein Potluck planen, muss jemand das Menü festlegen und jeder Familie Gerichte und andere Lebensmittel zuweisen. Möglicherweise müssen sie auch zusätzliche Koch- und / oder Grillmöglichkeiten vor Ort einrichten. Wenn Sie nicht vorhaben, alle Lebensmittel selbst zu erledigen, muss Ihr Helfer einen Caterer finden.
- Dekorationen, Einladungen und Schilder. Wenn Sie eine Person für Drucksachen verantwortlich machen, können Sie ein einheitliches Thema für die Veranstaltung sicherstellen.
- Aktivitäten und Unterhaltung. Ein sportlicher Verwandter könnte das Volleyballnetz übernehmen, Spiele für Kinder planen und sicherstellen, dass die Musik abgedeckt ist. Krocket, Badminton und Volleyball sind großartige Gruppenaktivitäten für draußen. Oder bitten Sie einen Cousin, ein Spielzimmer für Kinder einzurichten und Brettspiele und andere Aktivitäten anzubieten, um die Kinder zu beschäftigen.
- Familiengeschichte. Das Zusammenstellen eines Stammbaums ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Erbe in die Veranstaltung einzubeziehen. Sie können auch eine kleine Familienzeitung erstellen, um die jüngsten Familienereignisse, besonderen Fakten und die Geschichte hervorzuheben.
- Fotografie und / oder Video. Sie möchten dieses Ereignis für die Nachwelt aufzeichnen. Erwägen Sie die Einrichtung einer Online-Fotogalerie, in der jeder nach der Veranstaltung seine Fotos teilen kann, oder die Erstellung eines Kontos bei einem Online-Fotobuchdienst, in dem Sie Foto-Andenken für Teilnehmer erstellen können.
- Aufräumen. Bitten Sie mehrere Leute um diese gewaltige Aufgabe!
Verwalten Sie Ihre Freiwilligen mit einem Tool wie Signup Genius, mit dem Sie Freiwillige werben und Gruppennachrichten und Aufgabenerinnerungen senden können, ohne Ihren Posteingang zu überladen.
Sie sollten auch Gespräche mit Ihrem Planungsteam über das Budget führen. Bestimmen Sie anhand des Feedbacks, das Sie von Ihrer ersten Umfrage erhalten haben, Ihr Arbeitsbudget, damit Sie die Kosten in Schach halten können.
4 Monate zuvor
Hoffentlich hat Ihr Ausschuss seine Hausaufgaben gemacht! Planen Sie vier Monate vor Ihrem Familientreffen die folgenden Aufgaben:
- Finalisieren Sie Datum und Ort. Finden Sie heraus, welche Annehmlichkeiten zur Verfügung stehen: Trinkwasser, Swimmingpool, Grillmöglichkeiten, Umkleidekabinen, Innenraum (bei Regen), Picknicktische usw.
- Besprechen Sie Themen und möglichen Zeitplan.
- Finalisieren Sie Pläne für Wiedervereinigungsbevorzugungen und Erinnerungsstücke. Ob es sich um ein Video, eine Broschüre zur Familiengeschichte oder T-Shirts handelt, Familienmitglieder möchten etwas, das sich an diesen großartigen Anlass erinnert. Sehen Sie, wie Sie die perfekte Begrüßungstasche für Familientreffen zusammenstellen. Bitten Sie ein künstlerisches Familienmitglied, ein T-Shirt, einen Hut, ein Sweatshirt oder ein anderes personalisiertes Kleidungsstück zu entwerfen. Lassen Sie das mit der Familiengeschichte beauftragte Ausschussmitglied skizzieren, was für eine Stammbaumanzeige oder ein Video erforderlich ist, damit Sie bereit sind, diese Anfrage an Familienmitglieder zu richten.
3 Monate zuvor
Mit den wichtigsten Details Ihrer Veranstaltung ist es an der Zeit, das Wort offiziell zu verbreiten und die Details des Tages festzuhalten.
- Einladungen verschicken. Sie können einen Onlinedienst wie Evite verwenden, um Einladungen zu versenden oder sie per E-Mail oder herkömmlicher Post zu senden. In jedem Fall sollten Sie Folgendes angeben:
- Finalisierte Zeiten, Orte, Karten, Wegbeschreibungen, Kosten und einen Veranstaltungsplan.
- Falls erforderlich, eine Anmeldeoption für bestimmte Aktivitäten.
- Aufträge für Verwandte, die sich freiwillig gemeldet haben, um Lebensmittel oder andere Gegenstände mitzubringen.
- Eine Anfrage nach Fotos und / oder Geschichten, die Sie in die Familiengeschichte oder das Video aufnehmen würden.
- Geben Sie ein RSVP-Datum sowie eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Postanschrift an, auf die sie antworten können. Bitten Sie die Familienmitglieder gegebenenfalls, ihre Unterkunfts- oder Ankunftsinformationen anzugeben.
- Setzen Sie sich mit Freiwilligen in Verbindung und verteilen Sie gegebenenfalls Aufgaben.
- Planen Sie Veranstaltungen und Aktivitäten. Sichern Sie bei Bedarf Fachleute oder Standorte für Ihre Aktivitäten. Reservieren Sie beispielsweise ein Softballfeld oder mieten Sie Reiseleiter oder Yogalehrer. Wenn das Wiedersehen bei jemandem zu Hause sein wird, fragen Sie Verwandte oder Ihr örtliches Gemeindezentrum, ob Sie Outdoor-Sportgeräte oder Spiele für das Spielzimmer ausleihen können. Erwägen Sie, einen Fernseher und einen Videorecorder oder DVD-Player im Spielzimmer zu haben, zusammen mit altersgerechten Videos, um Kinder zu unterhalten, wenn jeder eine Pause braucht.
- Kaufen Sie Gegenstände, die Sie für alle Handwerksaktivitäten benötigen.
- Planen und planen Sie Mahlzeiten.
- Erstellen Sie eine Liste aller Mahlzeiten, die Sie essen oder die Sie benötigen.
- Weisen Sie jedem Verwandten ein Lebensmittel zu. Nutzen Sie unbedingt die Kochspezialitäten wie den Kartoffelsalat von Tante May oder den Blaubeerkuchen von Cousin Lynn.
- Ein ungezwungenes Buffet ist wahrscheinlich der beste Ansatz für ein Wiedersehen zu Hause, einfach weil es den Menschen ermöglicht, in Schichten zu essen. Dies ist auch ideal, wenn die Anzahl der Sitzplätze begrenzt ist.
- Wenn Sie einen Caterer beauftragen möchten, ist es jetzt an der Zeit, diesen zu sichern. Einige Caterer verwalten einfach die Küche, sorgen dafür, dass das Buffet aufgefüllt wird, und halten das Getränk im Fluss, damit Sie die Party genießen können.
- Wenden Sie sich an Restaurants, um zu erfahren, ob sie große Gruppen aufnehmen können, und reservieren Sie gegebenenfalls.
2 Monate zuvor
Die Dinge fangen an zusammen zu kommen und der Spaß ist nahe! Behalten Sie den Überblick über diese organisatorischen Aufgaben und Sie sind in guter Verfassung.
- Verfolgen Sie die Teilnehmerdetails. Starten Sie eine Liste derjenigen, die ihre Teilnahme bestätigt haben, wo sie sich aufhalten und wann sie ankommen werden. Wenn Sie ein Online-System wie Evite zum Versenden Ihrer Einladungen verwendet haben, werden RSVPs nachverfolgt. Bewahren Sie jedoch ein Google Sheet- oder Excel-Dokument mit allen anderen Informationen auf, wenn Antworten eingehen.
- Reservieren Sie Leihausrüstung wie ein Podium, ein Mikrofon, Tische oder Stühle.
- Bestätigen Sie Restaurantreservierungen und geben Sie Ihren neuesten Kostenvoranschlag an.
- Machen Sie endgültige Einkäufe.
- Bastelmaterial
- Dekorationen
- Gefälligkeiten, personalisierte T-Shirts, Einwegkameras oder andere Gegenstände, die Sie bei der Wiedervereinigung herausgeben möchten.
- Bestellen Sie Kopien der Familiengeschichte oder des Videos.
1 Monat zuvor
30 Tage vor dem Wiedersehen bestätigen die ersten Aufgaben auf Ihrer monatlichen To-Do-Liste lediglich die Details der Pläne, die Sie bereits haben.
- Bestätigen Sie mit Verwandten, die Lebensmittel oder andere Vorräte mitbringen.
- Treffpunkte bestätigen.
- Aktivitäten bestätigen.
- Bestätigen Sie die Schlafgelegenheiten.
2 Wochen vorher
Jetzt ist es an der Zeit, sich bei Freiwilligen zu melden, denen bestimmte Aufgaben zugewiesen wurden, um die Zeiten und die endgültige Anzahl der Gäste zu bestätigen.
- Mahlzeiten
- Wenden Sie sich bei Bedarf an Restaurants mit einer endgültigen Gästezahl.
- Bestellen Sie Aufschnittplatten, Kuchen oder andere Partyartikel in Ihrem örtlichen Lebensmittelgeschäft oder Bäcker.
- Wenden Sie sich bei Bedarf mit einer endgültigen Gästezahl an den Caterer.
- Anbieter
- Bestätigen Sie die Details mit Ihrem Fotografen / Videografen
- Bestätigen Sie die Details mit anderen Dienstleistern wie Aktivitätsleitern oder Reiseleitern
- Dekorationen & Beschilderung
- Kaufen Sie Last-Minute-Dekorationen und Zubehör.
- Erstellen Sie Schilder und Banner.
- Aufräumen
- Freiwillige bestätigen
- Treffen Sie Vorkehrungen, um Essensreste an ein örtliches Tierheim oder eine Speisekammer zu spenden
2 Tage vorher
- Überprüfen Sie die Details der Wiedervereinigung mit den Ausschüssen.
- Nehmen Sie alle Leihausrüstungen wie Stühle, Tische usw. mit.
- Bereiten Sie die endgültigen Zahlungen und Tipps für alle Fachleute vor und helfen Sie Ihnen, wie den Caterer und die Kellner. Legen Sie diese in separaten Umschlägen zusammen, damit Sie sie während der gesamten Veranstaltung bei Bedarf schnell verteilen können. Denken Sie daran, dass Sie später zusätzliche Tipps senden können, wenn die Leistung außergewöhnlich war. Andernfalls ist ein Trinkgeld von 10 bis 15 Prozent üblich, wenn es nicht in der Gebühr enthalten ist.
Der Tag davor
- Aufstellen und dekorieren.
- Schlaf ein bisschen!
Nach der Wiedervereinigung
Nach der Veranstaltung müssen Sie sich um einige weitere Details kümmern. Innerhalb von 2 Wochen nach der Veranstaltung müssen Sie:
- Schreiben Sie Dankesnotizen an besondere Teilnehmer, Verwandte, die Zeit und Geld gespendet haben, und an alle anderen Personen, die zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beigetragen haben.
- Laden Sie Fotos zu einem Online-Fotodienst hoch. Wenn Sie selbst Fotos aufgenommen haben, laden Sie Ihre Bilder auf eine Website wie Shutterfly oder Snapfish hoch. In ein paar Wochen können Sie den Link mit den Teilnehmern teilen und sie bitten, ihre Fotos zu dem von Ihnen erstellten Album hinzuzufügen, damit andere Familienmitglieder Kopien Ihrer Fotos kaufen können. Wenn Sie alle Fotos an einem Ort aufbewahren, können Sie auch ein Fotobuch erstellen, das andere bestellen können, sowie eine Erinnerung an die Veranstaltung.
- Spenden oder verteilen Sie übrig gebliebene Gefälligkeiten, Dekorationen, Broschüren zur Familiengeschichte und so weiter.
Achten Sie innerhalb von 4 Wochen nach der Veranstaltung auf Folgendes:
