Familientreffen gibt es in allen Formen und Größen. Eine Sache, die sie teilen, ist, dass sie alle eine Vorausplanung erfordern. In der Tat müssen einige Familien ein bis zwei Jahre im Voraus planen, abhängig von der Größe des Clans und den Entfernungen, die Menschen zurücklegen müssen. Je organisierter Sie sind, desto reibungsloser laufen die Dinge. Eine Faustregel: Wenn Sie ein Datum ausgewählt haben, reservieren Sie die Site umgehend. Danach sollten alle anderen Elemente an ihren Platz fallen.
Denken Sie daran, ein Wiedersehen zu planen? Konsultieren Sie unseren empfohlenen Zeitplan und passen Sie ihn an Ihre individuellen Bedürfnisse an.
2 Jahre bis 18 Monate im Voraus *
- Holen Sie sich einen Familienkonsens, um die Pläne für ein Wiedersehen umzusetzen.
- Bilden Sie ein Komitee, um eine Liste möglicher Daten und Orte zu erstellen.
- Erkundigen Sie sich nach möglichen Standorten.
- Stellen Sie eine Mailing- / Telefon- / E-Mail-Liste zusammen.
* Hinweis: Diese Zeit wird im Allgemeinen für größere Treffen oder für solche benötigt, bei denen Familienmitglieder auf der ganzen Welt verstreut sind. Bei kleineren Wiedervereinigungen, wie z. B. Gartengrills, können Sie die Zeitachse verkürzen und mit der Planung in etwa 6 Monaten beginnen.
18 bis 12 Monate im Voraus
- Senden Sie ein erstes Mailing, in dem die Wiedervereinigung sowie ein vorläufiger Zeitpunkt und Ort angekündigt werden. Bitten Sie die Familienmitglieder, zu antworten, wenn sie kommen, damit Sie eine grobe Schätzung der Teilnehmer erhalten.
- Bestimmen Sie das Budget. Erreichen Sie eine komfortable Summe für die überwiegende Mehrheit der Familienmitglieder.
- Ein Datum festlegen.
12 bis 9 Monate im Voraus
- Wenn Sie ein Hotel, ein Resort oder eine ähnliche Einrichtung buchen, reservieren Sie den Standort oder den Zimmerblock.
- Organisieren Sie Komitees für Unterhaltung / Veranstaltungen, Bankett, Essen, Kinderbetreuung, Spiele usw.
9 bis 6 Monate im Voraus
- Wenn Sie ein Wiedersehen in einem Park planen, reservieren Sie Platz und Schutz (falls erforderlich).
- Planen Sie den Zeitplan für das Wiedersehen und die täglichen Aktivitäten (Programme, Referenten, Preisverleihungen, Führungen usw.).
- Senden Sie ein zweites Mailing mit dem (endgültigen) Zeitpunkt und Ort der Wiedervereinigung, den Unterkünften, den Arten der Aktivitäten, dem Budget, den Anmeldeformularen (falls erforderlich) und einem Aufruf für Freiwillige.
- Treffen Sie Bankette oder andere Catering-Arrangements für Großveranstaltungen.
- Kontaktieren Sie einen Fotografen (oder delegieren Sie ein Familienmitglied als offiziellen Fotografen).
5 Monate vor uns
- Dies ist eine gute Zwischenzeit zum Entspannen. Eine Massage bekommen.
- Löschen Sie bei Bedarf Feuer (z. B. wurde Tante Joy versehentlich von der Einladungsliste gestrichen. Senden Sie die Einladung schnell!).
4 Monate im Voraus
Entwerfen und bestellen Sie Familien-T-Shirts, Hüte oder andere Andenken
Party Favor Ideen
- Bestätigen Sie Reservierungen, Unterhaltung, Fotograf, Caterer usw.
- Wählen Sie Dekorationen aus, insbesondere solche, die professionell gedruckt werden müssen (z. B. Banner).
- Berechnen Sie den Leih- oder Mietbedarf (z. B. Stühle, Tische, Kühler usw.). Reservieren.
- Reservieren Sie ein Zelt für Aktivitäten im Freien (falls erforderlich).
2 Monate im Voraus
- Postkarte / Erinnerung versenden.
- Liste der Teilnehmer erstellen; Follow-up-Anrufe tätigen.
- Bitten Sie Freiwillige zum Einrichten, Aufräumen usw. (für alle Veranstaltungen, die sie erfordern).
- Bereiten Sie Programme und Zeitpläne vor.
1 Monat im Voraus
Kaufen Sie nicht verderbliche Gegenstände (oder beauftragen Sie einen Freiwilligen mit dem Kauf) (z. B. Namensschilder, Gewinnspielkarten, Bastelbedarf, Dekorationen usw.). Achten Sie bei Picknicks und Grillabenden darauf, Papierwaren, Müllsäcke usw. einzuschließen.
Für Picknicks und Grillabende entscheiden Sie sich für ein Menü. Teilen Sie Potluck-Aufgaben auf.
2 Wochen im Voraus
- Machen Sie eine Checkliste. Fügen Sie eine Liste der Freiwilligen und ihrer Aufgaben hinzu.
- Checken Sie bei Freiwilligen ein und überprüfen Sie die endgültigen Details.
- Bestätigen Sie die Wiedervereinigungsvereinbarungen mit der Einrichtung.
1 Woche im Voraus
- Laden Sie Kameras und Camcorder mit Film / Band / Batterien.
- Stellen Sie Willkommenspakete, Namensschilder usw. zusammen.
- Familienköche sollten nach Zutaten suchen und mit dem Kochen beginnen.
- Abholung oder Lieferung von "Leihgeräten" (Stühle, Kühlschränke usw.). Sorgen Sie dafür, dass das Zelt aufgebaut wird.
Reunion Days (s)
- Überprüfen Sie Ihre Checkliste. Freiwillige organisieren.
- Viel Spaß!